L’établissement Saint-Jean de Passy est fondé en 1839 par les Frères des Écoles Chrétiennes. Il s’appelle alors le Pensionnat de Passy et deviendra Saint-Jean de Passy en 1933. C’est à travers une histoire longue de 180 ans que nous retrouvons le fondement d’une Ecole qui recherche l’excellence dans la formation de ses élèves : une formation intellectuelle, humaine et spirituelle.
Sous l’autorité du Chef d’établissement, puis du surveillant général, le chargé d’accueil-standardiste assure au sein de l’établissement l’organisation et le bon déroulement de l’accueil des visiteurs, du personnel, des élèves et des enseignants tout en respectant les consignes propres à l’établissement notamment en matière de sécurité. Il assure le bon fonctionnement de l’accueil lors d’évènements particuliers dans l’établissement. Il se charge de l’accueil du public, de la réception des communications téléphoniques et aussi de quelques tâches administratives (gestion et tri du courrier). Premier contact avec l’établissement le chargé d’accueil en est la face visible.
Le chargé d’accueil-standardiste sait faire preuve de discrétion et de réserve. Il a une capacité à communiquer avec différents publics. Il est organisé, dynamique et doté d’un esprit d’initiative. Enfin le chargé d’accueil-standardiste a une bonne connaissance du secteur éducatif et un très bon sens du relationnel, il est doté d’une bonne expression écrite et orale, il a le sens de l’accueil et est à l’aise pour recevoir des appels et du public.
Le chargé d’accueil-standardiste travaille dans un état d’esprit respectueux du caractère propre d’une Institution catholique et dans la pleine adhésion au projet éducatif et pastoral de l’établissement.
Mission 1 : Fonction d’accueil et ou standard. Fonction n°26 (85%)
- Il reçoit les visiteurs, les identifie, les informe, les oriente et prévient les salariés de leur arrivée
- Il réceptionne, filtre et transmet les appels téléphoniques
- Il gère le courrier entrant et sortant, réceptionne les livraisons avant de contacter les services concernés
- Il note les allées et venues du public (journal de visite), distribue les badges
- Il note les appels et traite les messages électroniques reçus et émis et garde une trace de tous les contacts avec l’extérieur
Mission 2 : Fonction secrétariat d’exécution simple. Fonction n°24 (10%)
- Il effectue des tâches administratives via des instructions et sous le contrôle d’une personne habilitée (par exemple des appels téléphoniques routiniers et /ou sans enjeu)
Mission 3 : Fonction de sécurisation simple. Fonction n°63 (5%)
- Il assure la permanence d’une présence physique et assure la sécurité des locaux et des équipements durant les périodes d’ouverture
- Il peut exercer un contrôle d’accès à l’établissement
· En période scolaire :
- Semaine 1 : 12h50 / 20h50
- Semaine 2 : 6h30 / 12h50 + Samedi 7h30/15h
· Hors période scolaire :
- Semaine 1 : 07h00 / 13h00
- Semaine 2 : 13h00 / 19h00
Durant les vacances scolaires le chargé d’accueil-standardiste peut être amené à travailler sur d’autres sites de l’établissement.
Ce poste est en cohérence avec la convention collective de l’enseignement catholique qui en gère le cadre. Un temps plein se fait sur 1 558 heures par an.
Vous êtes naturellement souriant et serviable. Vous êtes précautionneux des biens qui vous sont confiés et parfaitement capable discerner l'important de l'urgent. Vous savez êtes discret et reportez à votre Direction. Un attachement à l'Institution Saint-Jean de Passy sera un moteur de motivation dans le temps et un atout majeur pour ce recrutement.